Koniec z technicznym chaosem. 5 krytycznych błędów, które mogą pogrzebać wizerunek Twojego eventu

Wydarzenie na żywo to żywy organizm. Tutaj nie ma dubli, nie można zatrzymać akcji i poprosić gości o chwilę cierpliwości, bo "pan z obsługi musi zrestartować komputer". Wszystko musi zagrać za pierwszym razem.

Z naszego doświadczenia w obsłudze medialnej eventów jasno wynika, że większość wpadek technicznych nie jest dziełem przypadku czy złośliwości rzeczy martwych. To niemal zawsze efekt błędnych decyzji podjętych na etapie planowania i prób cięcia budżetu w miejscach, w których ciąć absolutnie nie wolno.

Poniżej zebraliśmy pięć najczęstszych grzechów głównych, przez które organizatorzy tracą nerwy, a ich eventy wyglądają po prostu amatorsko.

1. Ślepa wiara w "sprzęt hotelowy"

To klasyk. Wynajmujesz piękną salę w renomowanym hotelu i słyszysz od menedżera obiektu: "Oczywiście, mamy na wyposażeniu rzutnik, ekran i nagłośnienie, to w cenie sali". Brzmi jak świetna oszczędność, prawda? Niestety, w 90% przypadków ten sprzęt to wysłużone urządzenia sprzed dekady.

Rzutnik okazuje się zbyt ciemny, by wyświetlić wyraźną prezentację w oświetlonej sali, a hotelowe nagłośnienie nadaje się co najwyżej do cichego puszczania muzyki w tle, a nie do zebrania mocnego wokalu prelegenta ze sceny. Zostawienie kluczowych kwestii technicznych przypadkowemu sprzętowi w sali to jak gra w rosyjską ruletkę.

2. Dźwięk traktowany po macoszemu

Obraz jest ważny, to jasne. Ale to dźwięk niesie emocje i informacje. Ludzie są w stanie wybaczyć nieco gorsze oświetlenie czy słabszą jakość wideo na streamie, ale jeśli prelegenta nie słychać, z głośników dobiega irytujące echo, albo mikrofon co chwilę sprzęga – goście (i widzowie przed monitorami) po prostu wyjdą.

Tanie ekipy często używają najtańszych mikrofonów bezprzewodowych, które gubią zasięg, gdy tylko ktoś przejdzie obok odbiornika. Profesjonalna obsługa eventu to dedykowany realizator dźwięku, który przez cały czas monitoruje częstotliwości i reaguje w ułamku sekundy, a nie tylko włącza sprzęt na początku imprezy.

3. Brak oświetlenia (lub zdanie się na światło dzienne)

Kamery nienawidzą braku światła. Jeśli organizujesz event i chcesz z niego wyciągnąć porządny materiał wideo (np. aftermovie) lub prowadzisz transmisję na żywo, musisz doświetlić scenę.

Często spotykamy się z sytuacją, gdzie scena jest ustawiona na tle wielkiego okna. Dla ludzkiego oka wygląda to super, ale dla obiektywu kamery prelegent staje się czarną sylwetką na jasnym tle. Niedoświetlona scena to szum na wideo, płaskie, nieciekawe zdjęcia i brak klimatu. Dobre światło buduje prestiż wydarzenia.

4. Brak planu B i zaplecza awaryjnego

Co zrobisz, jeśli podczas najważniejszego panelu dyskusyjnego w całym obiekcie nagle padnie internet, a Ty właśnie streamujesz event na całą Polskę? Zaufana ekipa techniczna zawsze ma spadochron.

W profesjonalnej realizacji nie opieramy się na jednym łączu – agregujemy kilka niezależnych źródeł internetu. Jeśli przepali się żarówka w głównym rzutniku, mamy zapasowy. Jeśli padnie kamera, inna natychmiast przejmuje jej zadanie. Tani wykonawcy nie mają sprzętu na zapas, bo to kosztuje. Kiedy u nich coś się psuje, Twój event po prostu staje.

5. Przypadkowa zbieranina zamiast zgranego zespołu

Bardzo często organizatorzy próbują oszczędzać, wynajmując osobno taniego fotografa, osobno kogoś od wideo, kogoś od dźwięku i firmę od streamingu. Spotykają się oni po raz pierwszy godzinę przed startem imprezy.

Efekt? Operator wideo wchodzi w kadr fotografowi, dźwiękowiec nie ma odpowiednich kabli, żeby podać sygnał do streamingu, a na planie panuje chaos i przerzucanie się odpowiedzialnością. Wynajmując jedno zintegrowane studio, wynajmujesz zespół, który rozumie się bez słów. Jeden kierownik produkcji ogarnia dla Ciebie całość, a Ty masz jeden numer telefonu, pod który dzwonisz, gdy coś potrzebujesz.

Zabezpieczenie techniczne eventu to nie jest miejsce na eksperymenty. Zdejmij to sobie z głowy, zatrudnij ludzi, którzy robią to na co dzień i po prostu skup się na relacjach ze swoimi gośćmi. Resztą zajmiemy się my.